Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Lyhyesti: Yhdistys kerää minimimäärän tietoa, että voimme toimittaa lehdet ja tiedotteet perille. Tiedot poistuvat Flomembersistä noin 3kk kuluttua jäsenyyden päättämisestä. Yhdistys ei myy/anna jäsenrekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Loppuvuodesta otamme käyttöön näiltänäkymin YhdistysOnlinen rekisterin. Yhdistys käyttää Holvi pankkia ja Mouhijärven Tili ja Isännöinti Oy:tä kirjanpitäjänä. Nettisivut pyörivät hostinpalveluilla ja Google Drive on käytössä tiedostojen tallentamiseen.

TIETOSUOJASELOSTE
Tampereen Akvaarioseura ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä
Tampereen Akvaarioseura ry

Yhteystiedot:
Ilmarinkatu 39 B
33500 Tampere
tampere@akvaarioseura.fi

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä on yhdistyksen jäsenet.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja tarpeellisin osin rekisteröidyn suostumus. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenien yhteystietoja.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Jäsenrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Sukunimi
Etunimi
Katuosoite
Postiosoite
Puhelin
e-mail
Tieto, saako henkilön tietoja luovuttaa muille yhdistyksen jäsenille
Tieto kuulumisesta yhdistyksen sähköpostilistalle
Syntymävuosi
Liittymisvuosi
Rekisteröidyn tietojen viimeisen päivityksen ajankohta
Jäsenmaksun suuruus
Jäsennumero
Rekisteröidyn jäsenmaksuhistoria yhdistyksessä
Tiedot jäsenelle toimitetuista laskuista, tiedotteista, jäsenkorteista ja lehdistä
Tiedot mahdollisista rekisteröidyn perheenjäsenistä, jotka ovat myös yhdistyksen jäseniä
Tieto kunnia- tai ainaisjäsenyydestä
Tieto mahdollisesta toimihenkilöasemasta yhdistyksessä

5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen tampere@akvaarioseura.fi

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (1336/1997, luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimia perustietoja eikä poisto-oikeus koske näitä tietoja.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyn tiedot saadaan säännönmukaisesti:
Jäsenrekisterilomakkeella, jonka rekisteröitävä täyttää jäseneksi liittyessään.
Jäsenrekisterilomakkeella, jonka rekisteröity täyttää päivittääkseen tietojaan jäsenyytensä aikana.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa markkinointitarkoituksiin Tampereen Akvaarioseura ry:n ulkopuolelle. Yhteystietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle jäsenjulkaisujen postitustarkoituksissa. Rekisteröidyn yhteystietoja voidaan luovuttaa muille yhdistyksen jäsenille tai muihin yhdistyksen toimintaan liittyviin tarkoituksiin, mikäli rekisteröity on antanut tähän luvan.

8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään niin kauan, kun henkilö on yhdistyksen jäsenenä. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja voidaan käsitellä kohtuullisen ajan jäsenyyteen liittyvien velvoitteiden suorittamiseksi.

9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän toimihenkilöt käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja siirretään säilytettäväksi palveluntarjoajille kuten Flomembers tai Google Inc. EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.